Wenn jemand Ihre Organisation verlässt, sind einige Schritte vor der Kontolöschung durchzuführen, um den Verlust wichtiger Daten zu vermeiden. Es sollten nicht alle Ordner der Nutzer gelöscht werden.
Zusammengefasst
Um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente Ihrer Organisation erhalten bleiben, müssen Sie die Eigentumsrechte der Ordner einem anderen Nutzer oder sich selbst zuweisen. Die Übertragung der Rechte erledigen Sie entweder mithilfe des ausscheidenden Nutzers oder durch eine Änderung des Ordnereigentümers im Rahmen der Löschung des Nutzers.
Datenübertragung ohne Erweiterte Kontrolloptionen
Falls Sie die Erweiterte Kontrolloptionen nicht aktiviert haben oder sie in Ihrem Abonnement nicht verfügbar ist, müssen Sie mit dem Benutzer zusammenarbeiten, um Datenverluste zu vermeiden.
Als erster Schritt müssen Sie prüfen, ob der Nutzer Eigentümer von Ordern ist. Diese Information finden Sie unter dem Nutzer-Tab im Admin-Center.
- Öffnen Sie das Admin-Center.
- Navigieren Sie zum
Nutzer-Tab. - Klicken Sie auf den Namen des Nutzers.
- Navigieren Sie zum
Ordner-Tab.
Mit der verfügbaren Ordnerliste können Sie die Daten mit dem Nutzer überarbeiten und über die richtigen nächsten Schritte entscheiden.
Änderung des Ordnereigentümers mithilfe der Erweiterten Kontrolloptionen
In manchen Fällen müssen Sie den Offboarding-Prozess von Nutzern übernehmen und selbst durchführen. Als Lizenz-Eigentümer oder als Co-Eigentümer können Sie eine Kontoübernahme im Admin-Center anstoßen. Dazu müssen die Erweiterte Kontrolloptionen aktiviert und die Richtlinienänderungen akzeptiert sein.
- Navigieren Sie zum Nutzer-Tab.
- Bewegen Sie den Cursor über den Nutzer.
- Klicken Sie auf das
Zahnrad-Symbol rechts. - Klicken Sie auf Löschen.
- Überprüfen Sie die Ordner, die dem Nutzer gehören. Falls Sie die Daten behalten möchten, wählen Sie Inhalte übertragen an und benennen Sie den Nutzer, an den die Daten übertragen werden. Voraussetzung ist, dass die Erweiterte Kontrolloptionen akzeptiert sind. Wenn Sie keine Daten behalten möchten, wählen Sie Inhalt löschen.
📝 Anmerkung: Wenn Sie dem Nutzer erlauben möchten, sein Zugriffsrecht auf die Daten zu behalten, können Sie alternativ Aus der Lizenz entfernen wählen. In diesem Fall haben Sie keine Kontrolle mehr über die Aktivität des Nutzers.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Sie sehen eine Zusammenfassungsseite. Wenn Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Konto löschen.
- Um das Konto unwiderruflich zu löschen und dies zu bestätigen, werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben.
- Wenn einer der Ordner nicht übertragen werden konnte, können Sie auf Erneut versuchen klicken.
Der vorherige Eigentümer und derjenige, er die Daten von nun an verwaltet, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die Übertragung.
Der neue Eigentümer der Ordner sieht sie im Abschnitt Übertragen aufgelistet, wo auch der Name des vorherigen Eigentümers sichtbar ist.
Next-Gen Ordner
Tresorit unterstützt die Übertragung von Next-Gen-Ordnern. Wenn der Empfängerbenutzer jedoch bereits zu einem Unterordner des Next-Gen-Ordners eingeladen wurde, wird ihm eine Zusammenfassung der Berechtigungsänderungen angezeigt.
Geteilte Links
Die geteilten Links und Dateianforderungen, die das gelöschte Nutzerkonto erstellt hat, bleiben aktiv. Der Erstellername des freigegebenen Links erscheint weiterhin auf den Download- und Upload-Seiten angezeigt. Falls Sie hier die Namen der aktuell aktiven Nutzer anzeigen möchten, sollten neue Links und Anfragen erstellt werden.
Prüfen Sie den Tab Geteilte Links im Konto des Nutzers, falls Sie die Richtlinie für die automatische Löschung geteilter Links festgelegt haben. Sie können dies ganz einfach über den Desktop (Windows, Mac, Linux) oder den Webzugang finden: Geteilte Links > Ordner-Spalte > Vorübergehend gespeichert.
Falls die Richtlinie für das automatische Löschen eingerichtet ist, werden mittels dieser Richtlinie geteilte Dateien in keinem der Ordner verfügbar sein (auch nicht in dem Ordner Andere Uploads) und werden 90 Tage nach Ablauf des Links gelöscht. Speichern Sie diese Dateien, falls Sie sie behalten möchten.
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