Aufgaben in Engage-Räumen bieten einen zentralen Bereich zum Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Arbeiten innerhalb eines Projekts. Mit integrierten Benachrichtigungen und klarer Zuständigkeit definieren Aufgaben Verantwortlichkeiten, machen Zeitpläne sichtbar und unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit.
Aufgabe erstellen
- Öffnen Sie den Raum.
- Gehen Sie zum Aufgaben-Tab.
- Klicken Sie auf
Neu und wählen Sie einen Aufgabentyp:
- Aufgabe
- eSign-Anfrage
- Dateianforderung
- Geben Sie die Aufgabendetails und Attribute ein.
- Falls die beauftragte Person noch kein Tresorit-Konto besitzt, muss sie sich registrieren.
- Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
Aufgabentypen und Attribute
- Aufgabe
- eSign-Anfrage
- Dateianforderung
Verwenden Sie einfache Aufgaben, um Arbeiten innerhalb eines Raums zuzuweisen und nachzuverfolgen.
Titel – Standardmäßig unverschlüsselt, um in E-Mail-Benachrichtigungen klar angezeigt zu werden. Wenn er verschlüsselt ist, enthalten Benachrichtigungen nur die Aufgaben-ID.
Beauftragte Person – Eine zugewiesene Person pro Aufgabe. Betrachter können nicht zugewiesen werden.
Beschreibung – Geben Sie bis zu 500 Zeichen ein.
Anhang – Fügen Sie Dateien von Ihrem Computer oder aus SecureCloud hinzu. Dokumente können direkt in der Aufgabe angezeigt werden.
Priorität – Wählen Sie Dringend, Hoch, Normal oder Niedrig.
Frist – Verwendet eine weiche Frist, die den Abschluss nach dem Fälligkeitsdatum ermöglicht. Erinnerungen werden zwei Kalendertage vor Ablauf der Frist gesendet.
Verwenden Sie eSign-Anfragen, um einfache oder qualifizierte elektronische Signaturen einzuholen.
- Nur Eigentümer und Manager des Raums können eSign-Anfragen erstellen.
- Signaturen sind in der Engage-Lizenz enthalten. Sobald die verfügbaren Signaturen aufgebraucht sind, können Administratoren im Admin Center zusätzliche Credits hinzufügen.
- In Engage erstellte Anfragen werden nicht in SecureCloud angezeigt.
Titel – Standardmäßig unverschlüsselt, um in E-Mail-Benachrichtigungen klar angezeigt zu werden. Wenn er verschlüsselt ist, enthalten Benachrichtigungen nur die Aufgaben-ID.
Unterschreibende – Können Raummitglieder oder externe Parteien sein. Mehrere Unterzeichner werden unterstützt.
Beschreibung – Geben Sie bis zu 500 Zeichen ein.
Dokument – Nur PDF-Dateien. Dateien dürfen weder verschlüsselt noch passwortgeschützt sein. Sie können Dokumente von Ihrem Computer oder aus SecureCloud auswählen.
Signaturtyp – Wählen Sie eSignatur oder EU-qualifizierte eSignatur.
Priorität – Wählen Sie Dringend, Hoch, Normal oder Niedrig.
Frist – Feste Frist; nach deren Ablauf läuft der Signatur-Link ab und die Anfrage kann nicht mehr abgeschlossen werden. Erinnerungen werden zwei Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet.
Nach dem Festlegen der Attribute passen Sie die Anfrage nach Bedarf an.
Verwenden Sie Dateianforderungen, um Dateien von Raummitgliedern einzuholen.
- Jede Anforderung unterstützt bis zu 100 Dateien mit einem Gesamtupload-Limit von 5 GB.
- In Engage erstellte Anforderungen werden nicht in SecureCloud angezeigt.
Titel – Standardmäßig unverschlüsselt, um in E-Mail-Benachrichtigungen klar angezeigt zu werden. Wenn er verschlüsselt ist, enthalten Benachrichtigungen nur die Aufgaben-ID.
Beauftragte Person – Nur Raummitglieder, ausgenommen Betrachter.
Beschreibung – Geben Sie bis zu 500 Zeichen ein.
Speicherort des Dokuments – Geben Sie den Ordner im Raum an, in dem die gesammelten Dateien gespeichert werden.
Priorität – Wählen Sie Dringend, Hoch, Normal oder Niedrig.
Frist – Verwendet eine weiche Frist, die den Abschluss nach dem Fälligkeitsdatum ermöglicht. Erinnerungen werden zwei Kalendertage vor Ablauf der Frist gesendet.
Aufgaben verwalten
- Ansehen
- Status aktualisieren
- Weitere Optionen
Aufgaben werden mit den folgenden Attributen angezeigt: ID, Titel, Kommentar, Typ, zugewiesene Person, Status und Priorität.
Sortieren – Klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um die Elemente zu sortieren.
Neu anordnen – Eigentümer und Manager können die Aufgaben individuell neu anordnen.
Suchen – Finden Sie Elemente anhand des Titels.
Filtern – Grenzen Sie Elemente nach Status, Priorität, zugewiesener Person, Typ oder Ersteller ein.
Verfügbare Status-Optionen: Zu erledigen, In Bearbeitung, In Prüfung, Blockiert, Abgebrochen und Erledigt.
Aufgabe – Der Status muss manuell aktualisiert werden. Nur die zugewiesene Person kann ihn ändern.
eSign-Anfrage – Der Status wird automatisch aktualisiert und wechselt zu Erledigt, sobald alle Unterschriften eingeholt wurden.
Dateianforderung – Der Status muss von zugewiesenen Personen manuell aktualisiert werden.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe und klicken Sie auf die drei Punkte , um:
Öffnen – Zeigen Sie die vollständigen Details der Aufgabe an. Attribute können direkt in dieser Ansicht bearbeitet werden.
Bearbeiten – Aktualisieren Sie Attribute, fügen Sie Kommentare hinzu oder bearbeiten Sie angefügte DOCX-Dokumente. Die zugewiesene Person kann bei eSign-Anfragen nicht geändert werden.
Duplizieren – Erstellen Sie eine Kopie im selben Raum. Passen Sie deren Attribute nach Bedarf an.
Löschen – Dauerhaft entfernen. Gelöschte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.